15 projekt és a céglikviditás menedzselése

Előzmények

Két hónappal ezelőtt egy cég megvásárolta a projekt idő-, költség- és likviditás tervező sablont, amelyről részletesen írtam 2021. április 22-én. Pár nap múlva kaptam egy mailt a cég vezetőjétől, amelyben azt kérdezte, hogy nem lehetne egy olyan rendszert készíteni, amely legalább 10 projektet tud kezelni. A részletek tisztázása után azt ígértem, hogy december elejére megvalósítom. Így is történt, azóta meg is vásárolták.

A rendszer sémája

A rendszer 16 Excel filet tartalmaz. 15 egyforma file szolgál a projektek tervezésére. A cégszintű munkalap összegyűjti az egyes projekt adatait és biztosítja a cégszintű bevétel, költség és finanszírozás tervezést.

A rendszer egy gépen úgy működik, hogy a projektek adatait is ugyanazon a számítógépen kell bevinni.

Ha azt szeretnénk, hogy a projekteket a projektvezetők menedzseljék, akkor a rendszert a OneDrive-ra kell telepíteni és a projektfileokat a projektvezetőkkel meg kell osztani.

A rendszer és működése

A rendszerszintű tervezés 7 lépésben történik.

1. Időtervezés

Egy havi és egy heti felbontású Gantt diagramot tartalmaz a munkafüzet.
A tervezést a havi felbontású Gantt diagramon kell kezdeni. A Feladat, a Kezdet és az Időtartam mezők kitöltésével a tevékenység végét az Excel automatikusan kiszámolja és megrajzolja az idővonalakat. A bevitt adatok alapján a heti felbontású diagram is elkészül.

2. Beszállítók tervezése

A következő lépésben a projekt feladataihoz tartozó anyag és alvállalkozói költségeket és azok kifizetésének határidejét (napokban) kell megadni. A képletek egy költségvetés táblázatba beírják ezeket a költségeket és a kifizetéseket pedig időben elhelyezik.

3. Bérköltség tervezése

Most a bérköltségek bevitele történik feladatonként. Ez a feladat végrehajtásának hónapjai utáni hónapokban fognak teljesülni.

4. Működés tervezése

Ezen a lapon megtervezhetjük a projekt bevételeit és költségeit, amelyek konkrétan az általános költség, az amortizáció és az árbevételhez viszonyított arányos anyag- illetve bérköltség. A táblázat mellett megjelenik egy fedezeti diagram, amelyről leolvasható, hogy a működés mikor válik nyereségessé

5. Likviditás tervezése

Az utolsó lépés a finanszírozás megtervezése. Ezt a saját és/vagy idegen forrás biztosíthatja. Az adatok megadása során egy likviditás diagramon ellenőrizhető a cash-flow alakulása.

6. A cég működésének megtervezése

Ez a 4. lépéshez hasonlít azzal a különbséggel, hogy itt lehet megadni a cég nem projektekhez kapcsolódó havi bevételeit vagy egy már lezárt projekt által később generált havi bevételeket (Pl. termelő beruházási projekt által létrehozott bevételek). A havi árbevétel növekedése is megadható. A növekedés mindig az év januárjától kerül kiszámításra. Ha kevés a sorok száma, vevőcsoportokat hozzon létre! Ezen a lapon kell megadni a havonta felmerülő amortizációt, a béren kívüli, teljes általános költséget, ebből a projektek között felosztásra kerülő általános költséget, valamint a cég havi összes bérköltségét. Az utolsó két sorban az árbevétel arányos anyag- és bérköltség értéke adható meg.

7. A cég finanszírozásának megtervezése

Az 5. lépéshez hasonlóan lehet tervezni a saját és külső pénzügyi erőforrásokat.

Műszerfal

Minden projekthez és a céghez is tartozik egy műszerfal, amelyek a legfontosabb adatokat tartalmazzák és itt lehet a basic paramétereket beállítani. a cég műszerfalán minden projektről láthatunk egy rövid összefoglalót (határidő, készültség, fedezeti diagram, likviditási diagram).

Specifikáció

15 projekt tervezhető (minden projekt egy külön file)
projektenként 30 feladat tervezhető,
projekt feladatonként 5 szállító, 4 munkatárs bére és 1 általános költség kalkulálható,
a költségvetési táblázat automatikusan létrejön,
a befolyó pénzáramok, kifolyó cashflow és az egyenleg havi, oszlop-diagramos megjelenítése automatikus (likviditás diagram),
időtáv: 5 év havi bontásban,
minden projektnél műszerfal az eredmények összefoglalására,

egy file cég szinten összegzi a projektek és a cég adatait,
az árbevétel tervezhető a projekteknél és cég szinten,
az általános költség egy része vagy egésze leosztható a projektekre a projektre eső bérek arányában,
a finanszírozás tervezése projekt és/vagy cég szinten tervezhető,
a cég szintű műszerfala tartalmazza a projekt határidejét, készültségét, fedezeti és likviditási diagramját,
a felesleges sorok és oszlopok elrejthetők, amely a táblázat áttekinthetőségét javíthatja,
a sorok, oszlopok, cellák formázhatók (magasság, szélesség, szín, betűtípus, betűnagyság), amellyel a táblázat esztétikus megjelenése biztosítható.