Oktatás- és Képzésmenedzsment Program

Az Oktatás- és Képzésmenedzsment szoftver egy olyan Excel munkafüzet alapú alkalmazás, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy könnyedén nyomon kövessék ügyfeleiket, szerződéseiket és az oktatások, képzések ütemezését. A szoftver a Visual Basic for Applications (VBA) segítségével van programozva, így biztosítva a gyors adatbevitelt, módosítást és különböző kimutatások generálását. A program blokksémája a következő.

A rendszer három adatbázist, nyilvántartást kezel: Ügyfelek, Képzés, Szerződések. Az adatok beviteli űrlapon keresztül kerülnek az adatbázisokba. A beviteli űrlapok működése azonos: biztosítja a mezőkbe írt adatok törlését, lehetővé teszi a beírt adatok s, adatok keresését az adatbázisban, a rekordok közötti előre és hátra lépegetést és rekordok törlését. A Szerződések adatbázisból különböző kimutatások készíthetők.
Az alábbiakban kicsit részletesebben ismertetem a működést és a lehetőségeket.

A program használata

A Munka előkészítése

A program használatát megelőzően fontos néhány előkészítő lépés elvégzése. Az alábbi teendőket kell elvégezni a hibátlan működés érdekében:

Táblázatok törlése: a Táblázat törlése vezérlővel törölhetjük az Ügyfél, Képzés és Szerződés munkalapok tesztadatait. Ez az alapállapot, amelyre új adatokat rögzíthetünk.

A Legördülő munkalap kitöltése: e munkalap tartalmának megadása elengedhetetlen, hogy a szoftver megfelelően működjön. A helyszínek, témák pontos kitöltése szükséges.

Ügyfél Felvétele, Módosítása és Törlése

A program lehetőséget biztosít arra, hogy ügyfeleink adatait egyszerűen rögzítsük, módosítsuk vagy töröljük.

Ügyfél felvétele: kattintsunk a Beviteli űrlap vezérlőre, és töltsük ki az ügyfél adatait, például a nevét, címét, kapcsolattartóját, e-mail címét és telefonszámát.
Ügyfél adatainak módosítása: ha egy ügyfél adatainál változás történik (pl. új cím, telefonszám), a Keresés vezérlővel megkeressük az ügyfelet, a szükséges módosítások után a Mentés gombbal frissíthetjük az adatokat.
Ügyfél törlése: az ügyfél törlésére akkor van szükség, ha már nincs rá szükség az adatbázisban. A rekord megkeresése után a Rekord törlése vezérlővel eltávolíthatjuk azt.

A beviteli űrlap képét mutatja a következő ábra.

Az űrlapon látható a mezők törlésére és a rekordok közötti léptetésre szolgáló vezérlők.

Képzés Felvétele, Módosítása és Törlése

A képzéseket és oktatásokat hasonló módon kezelhetjük a rendszerben. A következő mezőket kell kitöltenünk a képzés rögzítésekor:

Sorszám: ezt a számot a program adja az egyes rekordoknak 1-től kezdődően.
Azonosító: a
képzésnek adható egy rövidített azonosító
Megnevezés: az oktatás, képzés megnevezése
Téma: legördülő listából választható az oktatás, képzés témája
Típus: külső vagy belső
Napok sz.: az oktatás napjainak a száma
Óraszám: az oktatás összes óraszáma
Pontszám: az oktatás, képzés nehézségét vagy más jellemzőjét kifejező pontszám
Ár/fő: az oktatás személyenkénti ára
Megjegyzés: bármilyen megjegyzés

Szerződések

A szoftver lehetőséget ad a szerződések teljes körű kezelésére, ideértve az oktatási programok rögzítését is.
A beviteli mezők a következők:

Sorszám: ezt a számot a program adja az egyes rekordoknak 1-től kezdődően.
Megnevezés: legördülő listából válaszahatja ki az oktatás, képzés megnevezését. A megnevezések ABC sorrendben jelennek meg.
Ügyfél: legördülőből kiválaszthatja az Ügyfelet, amely lehet cég vagy személy. Az ügyfelek ABC sorrendben jelennek meg.
Helyszín: legördülő lsitából választhatja az oktatás helyszínét.
Időpont: a naptár ikonra kattintva kiválaszthatja az oktatás, képzés időpontját.

Résztvevők száma: az oktatáson, képzésen résztvevők számát kell megadni. (A szerződés összegének kiszámolásához is szükséges.)
Szerz. összeg: a program által kiszámolt összeg kerül ide (résztvevők száma X egységár). Ez az érték felülírható.
Kelt: a naptár ikonra kattintva kiválaszthatja a szerződés időpontja.
Megjegyzés: Bármilyen megjegyzés
Teljesítés: jelölje be, ha a szerződés teljesítve van. A téves jelöléseket a X jelre kattintva tudja megtenni.

Kimutatások

A program különböző kimutatásokat is generálhat, amelyek segítenek nyomon követni az árbevételt, rendeléseket és résztvevőket:

Rendelésállomány: e kimutatásban az ügyfelek és képzések szerint láthatjuk a bevételt vagy rendelésállományt. Szűrhetünk év és hónap szerint, illetve láthatjuk, hogy a szerződés teljesítve van-e.
Rendelésszám: az összes szerződés számát is nyomon követhetjük ügyfelek és képzések szerint és szűrhetünk év és hónap szerint
Résztvevők: megjeleníthetjük a tanfolyamokon résztvevők számát, segítve ezzel a képzések hatékonyságának elemzését.

Az alábbi képen a rendelésállomány kimutatást láthatjuk.

A program korlátozott működésű próbaverzióját letöltheti innen.

A program elérhető itt!