Tanulás és gyakorlás a Power Platform termékein (1. rész)

Múlt havi blogomban arról írtam, hogy a "nyári szabadságom" alatt találtam ki a "Csináld magad" termékkörömet, amelybe el is helyeztem egy készletgazdálkodási modult. Azonban nem csak az új termékkörrel foglalkoztam a szabadság alatt, hanem elmélyedtem a Microsoft Power Platform termékeiben, a Power Query, a Power Pivot (rövidítve PQ és PP) alkalmazásában és ezeket használva tanulás céljából egy eredménykimutatás elkészítését ajánlom, hogy Csináld magad!

Mai blogomban ezt mutatom be.

Munka és tanulás a Power Query-ben

Úgy gondoltam, hogy a korábban Excel alapú pénzügyi kontrolling rendszer c. könyvemhez mellékelt file-okat használom és a könyvemhez hasonlóan egy eredménykimutatást fogok elkészíteni.

Ezek a file-ok 5 költséghely tervadatait tartalmazzák havi bontásban és így néznek ki.

Látható, hogy a sorokban az egyes hónapokhoz tartozó költségnem tervértékek szerepelnek. A Költségnem és Megnevezés oszlopok tulajdonképen egy számlatükröt reprezentálnak.

Ez a tervlap felhasználóbarát a tervezési munkához, viszont alkalmatlan egy kimutatás elkészítéséhez. Könyvemben éppen azt mutattam be, hogy Visuál Basic programmal hogyan lehet az adatokból eredménykimutatást készíteni. A PQ és PP használatával ez a munka sokkal egyszerűbben végezhető el. Nem kell programot írni, a munka nagy része a PQ és PP grafikus felületén kattintásokkal elvégezhető és néhány képletet kell írni a szerkesztők felületén.

A PQ arra való, hogy ilyen és még bonyolultabb, rendezetlen táblázatokat szabályos rekordokat tartalmazó file-okká alakítsa át. Ennek lépései:

A file beolvasása a PQ szerkesztőbe
Felesleges sorok törlése
Az összeg oszlop törlése
A költséghely oszlop felvétele és kitöltése
A halmozott érték egyesítése az aktuális file-lal
Az összes file összefűzése

Az átalakítás után a rekordok a következő adatokat tartalmazzák: Költséghely, Költségnem, Megnevezés, Hónap, Aktuális érték és Halmozott érték. Részlet ebből a file-ból.

Munka és tanulása Power Pivot-ban

A PP segítségével pedig olyan kimutatásokat lehet készíteni, amelyekben az adatok lefúrhatók, és szűrhetők. A PP képes mezőket összevonni és több, egymással összekötött táblázatot is kezelni. Így megoldható, hogy a költségnemeket, a költségnem csoportokat és számlaosztályokat a megnevezésükkel együtt lássuk. A PP kimutatás elkészítése rendkívül egyszerű és megtanulja

a file-ok beolvasását és táblázatok létrehozását,
új oszlopok létrehozását képletekkel és
a file-ok (táblázatok) összekötését.

Az összekötések blokksémája (PP-ben a Kapcsolatok) így fog kinézni:

Az összekötések után az előhívott Kimutatásmezők ablakban kell az egyes mezőket az oszlop, sor, érték és szűrő csoporthoz húzni pl. az alábbiak szerint.

Az eredmény a következő lesz.

A havi nézet (Költséghelyre szűrhető):

Eredménykimutatás havi bontásban Power Pivot alapon

Költséghely bontásban (hónapokra szűrhető):

Eredménykimutatás költséghely bontásban Power Pivot alapon.

Elérhető dokumentumok

Miközben tanultam és gyakoroltam, elkészítettem ennek "Csináld magad" változatát, amely elérhető itt. Ez tartalmazza a kiinduló táblázatokat és a megvalósítás leírását.

A tanulás és gyakorlat segítése céljából két pdf írást is készítettem PQ és PP használati segédletként. Ezek ingyenesen letölthetők innen.

A folytatás

Persze egy igazi kontrolling táblázatban a tényadatok is láthatók, sőt jelezhetjük az eltéréseket, KPI alakulását mutathatunk be.

Ezekkel a következő havi blogomban fogok foglalkozni.