Excel sablon, vagy saját táblázat készítés?
Excel sablon, vagy saját táblázat készítés?
Korábban már írtam egy blogbejegytést az Excel sablonok használatának előnyeiről. Most találtam egy írást, amely szintén ezzel a témával foglalkozik. Most a saját gondolataimat hozzátéve (dőlt betűvel), közzéteszem.
Sokszor láttam ezt a kérdést az interneten:
"Használjak előre elkészített Excel sablonokat az igényeimnek megfelelően, vagy készítsem el azt a semmiből?"
Mivel ez egy jó kérdés, ma egy kicsit megérintjük a részleteket. Annak érdekében, hogy meg tudjuk válaszolni a kérdést, sok tényezőt kell figyelembe venni, például készségeket, időt, rugalmasságot, árat, hibákra való érzékenységet és így tovább. Nézzük meg ezeket gyorsan!
"Használjak előre elkészített Excel sablonokat az igényeimnek megfelelően, vagy készítsem el azt a semmiből?"
Mivel ez egy jó kérdés, ma egy kicsit megérintjük a részleteket. Annak érdekében, hogy meg tudjuk válaszolni a kérdést, sok tényezőt kell figyelembe venni, például készségeket, időt, rugalmasságot, árat, hibákra való érzékenységet és így tovább. Nézzük meg ezeket gyorsan!
1. Excel készségek: mennyire érzi jól magát az Excellel?
Ez az egyik legellentmondásosabb kérdés. Ha Ön Excel szakértő, tudja, hogyan kell használni a legtöbb képletet, feltételes logikát, tömböket, diagramokat, pivot táblákat, még VBA-t is, akkor valószínűleg inkább a saját készítést választja. Ha azonban csak azt tudja, hogy, hogyan kell használni az Excelt, de fogalma sincs arról, hogy mi az a tömbképlet, akkor fontolja meg sablonok használatát.
Ha olyan sablont szeretne készíteni, amelynél a bevitt adatok valamilyen transzformálása is szükséges (pl. oszlopok összevonása vagy mezőadatok feltételes kitöltése), akkor a Power Query használata is szükséges lehet.
2. Idő: van elég idő arra, hogy a nulláról készítsen egy új táblázatot??
Még akkor is, ha elég jól ismeri az Excelt, még mindig fontolóra veheti az előre elkészített sablonok használatát, csak azért, hogy időt takarítson meg más prioritásaihoz. A korábbi tapasztalataim alapján sokszor láttam, hogy az emberek többségének hasonló igényei vannak. Akkor miért kell újra feltalálni a kereket?
A saját Excel sablonjaim vásárlói is sokszor elmondták, hogy sürgős feladat teljesítéséhez szükséges a sablon.
3. Rugalmasság: fontos, hogy meg tudja változtatni a fájl számos tulajdonságát?
A sablonokat az "általános" igények és szabványok figyelembevételével készítik el. És a legtöbbjük, különösen az ingyenesek, csak úgy vannak, ahogy vannak. Ha a sablon csak egy pénznem használatát biztosítja, akkor ragaszkodni fog hozzá, hogy testreszabja. Vagy változtassa meg a színeket, változtassa meg az elrendezést, változtassa meg a táblázat logikáját stb. Mindez attól függ, hogy hány változtatásra lesz szüksége. Egyes prémium sablonok számos lehetőséget kínálnak a változtatásra, de mégis korlátozott leszel.
A gyakorlatomban sokszor előfordult, hogy változtatást kért a vevő. Ezeket mindig megvalósítottam. A kisebb változtatások ingyenesek voltak. A saját sablonjaim úgy vannak elkészítve, hogy az oszlopok, sorok és cellák formázása, pl. színezése lehetséges. Ha a vevő kéri, felszabadítom a lapok védelmét a továbbfejlesztés vagy átalakítás céljából.
A közelmúltban egy barátom említette, hogy szüksége lenne egy 3 dimenziós Excel táblára. Elmondtam, hogy van egy olyan sablonom, amely 4 egyszerű lépéssel felépít egy ilyen táblát, amelybe az adatokat beviteli űrlapokon keresztül és legördülő listából kiválasztva lehet bevinni. Meg is mutattam a működését! A bemutató után elmondta, hogy ő évente egyszer fogja aktualizálni a táblázatot, ezért a beviteli űrlapra nincs szüksége. Kívánságára kivettem a beviteli űrlapot és az azt működtető VBA programot.
4. Az igények kielégítése: mennyire konkrét a kérése?
Mint már említettük, a legtöbb igény hasonló. Előfordulhat azonban, hogy valami nagyon konkrétra van szüksége az Ön esetében. Ha Ön kisvállalkozás tulajdonosa, és értékesítési jelentéssablont keres, akkor jó esély van arra, hogy megtalálja az igényeinek megfelelő sablont. Ha azonban egy speciális számológépre van szüksége a nyereség méréséhez az ön által értékesített kábelek minden egyes méterére, akkor tisztességtelen ajánlatot tesz, vagy "neked" fejleszti ki.
Weblapomon részletes specifikációt adok a termékről és letölthető próbaverziót (korlátozott működéssel) biztosítok. Ennek ellenére többször előfordult, hogy a vevő telefonon érdeklődött bizonyos funkciók megléte, működése után.
Ezen kívül a Menedzserwebshopomban lehetőség van egyedi sablon megrendelésére is.
5. Árképzés: szeretne költeni rá?
A sablonokat manapság sok területen használják. Például, ha WordPress-t használ, fontolóra veszi egy prémium sablon vásárlását az Envato piacról (vagy bármely másról), mert az ingyenes sablonok többségéből hiányzik a testreszabhatóság, rossz kialakítású és hibákat tartalmaz. De az árképzési kérdés trükkös. Személy szerint mindig azt kérdezem magamtól: "Megéri-e az erőfeszítéseimet, ha magam csinálom"?
A pénzes sablonjaim árai 4000 Ft és 10000 Ft közé esnek, Ez az árszint egy kvalifikált munkaerő órabérének 2-4 szerese. Ennyi idő alatt egy bonyolult táblázat elkészítése nem lehetséges.
6. Hibák: mennyire érzékeny a hibákra?
A prémium sablonok többségét rendszeresen felülvizsgálják és frissítik a felhasználók észrevételei szerint. Ha maga csinálja, készüljön fel arra, hogy időt töltsön a hibák hibakeresésével. A hibaprobléma mellett mindig elfelejthet figyelembe venni néhány paramétert, míg a sablonok lefedik a legtöbb dolgot, amit elfelejthet belefoglalni.
A statisztikák szerint az ellenőrizetlen Excel táblázatok 88%-a hibás. Gyakran követünk el hibát a táblázatok rutinszerű. unalmas készítése során, mint például a táblázatok képleteinek másolása és beillesztése. A sablonok ellenőrzöttek és a képleteket tartalmazó zárolt cellák megakadályozzák a hibákat. A saját sablonjaimra 12 hónapos javítási garanciát vállalok.
7. Saját észrevétel: a tanulási lehetőség
A sablonnal dolgozó megismerkedik a sablon struktúrájával, formájával és ez felkészíti egy hasonló sablon önálló elkészítésére.
Következtetés
Személyes szemszögemből nézve, még akkor is, ha rendelkezik a saját igényeidnek létrehozásához szükséges Excel készségekkel, egy jó, előre elkészített sablonok használata kezdésként sok időt és erőfeszítést takaríthat meg. Ezután testreszabhatja saját igényeinek megfelelően. Csak vessen egy pillantást szolgáltatója ingyenes sablonjaira, és ha tetszik a minőség, kipróbálhatja a prémiumokat.
A táblázatban az Excel sablon oszlopban 4 zöld mező van a saját fejlesztés 3 zöld mezőjével szemben. Az Ár mezője ugyan rózsaszín a saját fejlesztés ingyenes zöld mezőjével szemben, de az ingyenes fejlesztés időbe kerül és az "idő pénz"! Ennek alapján nálam is az Excel sablon javára dől el a kérdés.
