Mail vagy megbeszélés?
Közzététel szerző: Fodor Tamás itt kommunikáció · Péntek 16 Okt 2015 · 2:30
Tags: mail, megbeszélés, meeting
Tags: mail, megbeszélés, meeting
Az e-mail vagy a megbeszélés a jobb?
Az alábbi történet az egyik ügyfelemnél történt.
Az eset előzménye, hogy az egyik tulajdonos-üzletág vezető eladta tulajdonrészét az eddigi többségi tulajdonos-ügyvezetőnek. Az ügyvezető kinevezte az új üzletág vezetőt és megállapodtak a munkakör átadás-átvételi folyamatában és határidejében. Ennek érdekében a volt üzletág vezető továbbra is alkalmazásban maradt.
Egy hét eltelte után az ügyvezető úgy látta, hogy volt tulajdonostársa csak délutánonként jár be (korábban sem volt jellemző rá a korai munkakezdés) a munkahelyre és az új vezető (aki nem egy erőszakos valaki), nem igazán halad előre az átvételben. Ekkor egy újabb feladat merült fel. A cég egy direkt maill kampányt tervezett, amelyhez új prospektusok készültek. Természetesen a szóban forgó üzletág termékeinek és szolgáltatásainak is szerepelnie kellett a prospektusban. A volt vezető és egyik munkatársa korábban foglalkozott reklám anyag összeállításával, amiből azután nem lett semmi, de az eset történésekor senki nem szólt nekik, hogy új prospektus készül, amiben nekik is meg kell jelenniük. Az egyik hét elején felhívott az ügyvezető és elmondta a problémáját:
- Az ügy sürgős, mert a nyomdai anyag leadását a hét végére tervezik.
- Az új vezető még nincs teljesen képben, az anyagot nem tudja összeállítani.
- Az új vezető még a régi munkaköri feladatainak befejezésével is le van terhelve.
- A régi ügyvezető csak délután jön be.
Mit csináljon?
- Írjon egy mailt a régi vezetőnek, hogy a hét közepére adja le a prospektust? (Korábban nem szólt neki, mivel már nem vezetője az üzletágnak, ciki új feladatként kiadni.)
- Adja ki feladatként az új vezetőnek?
- Közvetlenül kérje azt a munkatársat aki korábban részt vett a prospektus kézítésben? (Ekkor átnyúl az új vezető feje felett.)
Én azt ajánlottam, hogy ne írjon e-mailt, hanem a régi vezető beérkezése után hívjon össze egy megbeszélést az új és a régi vezetővel. Nyerje meg a régi vezető elkötelezettségét a prospektus elkészítésében. Az új vezető is vegyen részt az anyag tartalmi, formai szerkesztésében, összeállításában.
Az esetnek több megoldása és tanulsága is van.
Lehet egy olyan megoldás, hogy az új vezetővel és korábban a prospektus összeállításában résztvevő munkatárssal tartson megbeszélést. Ha ezen munkatárs érdemben részt vett a korábbi anyag összeállításában és rendelkezik az anyaggal, akkor a feladat az új menedzser vezetésével is megoldható.
Mindenesetre ne mail-lel próbálja megoldani a feladatot. Sokszor a mail tűnik a leggyorsabbnak. Gyorsan megírjuk, elküldjük és ezzel le van a gond. Várjuk az eredményt. Nem lesz kész a prospektus.
Feladat kiadásoknál a személyes kontaktus , a feladat, a problémák ismertetése, a meggyőzés és ezen keresztül az elkötelezettség megnyerése elengedhetetlen!
Másik tanulság az, hogy miért az ügyvezető foglalkozik ezzel. Miért nincs egy marketing felelős, aki ezeket az anyagokat mindig naprakészen tartja és ő szervezi a kampányokat. Akkor valószínű nem maradna az utolsó napokra az egyik üzletág prospektusának összeállítása.