Professzionális 2 dimenziós kis-adatbázis készítés 4 lépésben

Közzététel szerző: Fodor Tamás itt adatbázis · Hétfő 11 Ápr 2022
Tags: adatbázis, nyilvántartás, Excel, sablon

Korábbi blogomban írtam az Excel táblázatok három típusáról. Ezek közül az egyik fajta a kis-adatbázisok. A

felhasználók általában ilyen kis-adatbázisok készítésével kezdik az Excel használatát, amikor bármilyen nyilvántartást kell készíteni: ügyféllisták, leltár, tagnyilvántartás stb.

Ezek a fájlok képletet is tartalmazhatnak (pl. a leltárban talált tételek összértéke).

Négy fajtájuk van, a legegyszerűbbek a két- és háromdimenziós táblázatok. Jelen blogomban a 2 dimenziós kis-adatbázis professzionális változatának egyszerű és gyors elkészítésével foglalkozom.

Mit értek professzionális kis-adatbázison?

A professzionális két dolgot jelent.

Az egyik az, hogy az adatműveletek (adatbevitel, rekord módosítás, rekord törlés, keresés) egy űrlapon keresztól történik. Ez megakadályozza adatbázisban történő közvetlen munka során óhatatlanul elkövetett hibákat.

A másik az űrlapokon használható legördülő listák alkalmazása, amelyek lehetővé teszik, hogy bizonyos jellemzőket leíró adatokat mindig ugyanúgy vigyünk be és ezzel lehetővé tegyük az adatbázisban a rendezést és szűrést.

Mindkettő elkészítéséhez mélyebb Excel tudásra van szükség (pl. a Visual Basic programozás).

Az alábbiakban ismertetett sablon lehetővé teszi, hogy egy ilyen professzionális Excel sablont minimális Excel ismeretekkel bárki elkészítsen

A sablon struktúrája és a működés ismerteteése

A sablon munkafüzet 3 munkalapból áll: TÁBLÁZAT, ŰRLAP és LEGÖRDÜLŐ névvel.

A TÁBLÁZAT a kis-adatbázis, amely kezdetben (üres állapotban) A, B, C .......T nevű oszlopokat tartalmaz (összesen 20 oszlop). Az oszlop nevei tetszőlegesen átírhatók. Az oszlopok feletti sorban egy összegző képlet van, amely részösszegek (csak a szűrt adatok összegei) megjelenítésére szolgál.

A TÁBLÁZAT lapon elhelyezkedő vezérlőkkel a következő műveletek végezhetők:

a munkalap zárolása és a zárolás feloldása
szűrés, rendezés,
csoportos adatcsere (egy kifejezés kicserélése másikra a teljes adatbázisban),
összes rekord törlése.

Az ŰRLAP munkalapon történnek az adatműveletek, elsősorban az adatbevitel. 20 legördülő menűs mezőt tartalmaz, amelyek közül a feleslegesek kiiktathatók.

Az ŰRLAP-on lévő vezérlők a következők:

új munkalap (3. D)
legördülő törlése (a felesleges legördülő listát törli),
mezők törlése (a beviteli mezőkben lévő adatokat törli),
keresé,
következő rekord,
előző rekord,
új rekord mentése,
régi rekord mentése (egy rekord módosítása után),
rekord törlése.

A LEGÖRDÜLŐ munkalapon adhatók meg a legördülő listák adatai. Az ŰRLAP mindem mezőjének megfelel egy oszlop, amelynek soraiba beírhatók a legördülő lista elemei.

A professzionális kis-adatbázis létrehozás 4 lépésből áll:

1. A táblázat megtervezése (oszlop nevek, legördülő vagy nem)
2. A TÁBLÁZAT oszlopainak átnevezése (ezzel az ŰRLAP mezői is átneveződnek)
3. Az ŰRLAP felesleges legördülő mezőinek kiiktatása a "Legördülő törlése" paranccsal
4. A LEGÖRDÜLŐ lap megfelelő oszlopainak kitöltése

Nézze meg a működést bemutató videót!

Töltse le a próbaverziót!

A sablon itt vásárolható meg!