Mikro- és kisvállalatok, egyéni vállalkozók általában nem engedhetik meg, hogy drága szoftvereket vegyenek üzletük menedzseléséhez. Ezért ezeket a feladatokat sokszor saját fejlesztésű Excel táblázatokban oldják meg.

Az utóbbi hónapokban egyre többen keresnek meg, hogy a jelenleg Excel táblázatban létező nyilvántartásukat alakítsam át, fejlesszem tovább, hogy hatékonyabban tudjanak dolgozni. Ilyen például egy zenei koncert szervező, egy VÁM tarifálással foglalkozó cég nyilvántartása, vagy tendereknél az ajánlatok bekérésére szolgáló ártükör fejlesztése.

Milyen problémákkal találkozom ilyen esetekben?

A struktúrális probléma általában abból ered, hogy a felhasználó egy munkalapon próbál megoldani mindent: az összes adat és képlet itt szerepel: az ügyfél, az alkatrészek, munkák, résztvevők, a szerződések stb. A rossz szerkezetet színezéssel próbálják átláthatóbbá tenni. Hiányzik a file-okban és rekordokban történő gondolkodás, hogy legyen egy munkalap az ügyfelekre, amelyben egy-egy rekord az ügyfél összes adatát tartalmazza (név, cím telefon, email stb.), egy másik pl. a szerződésekre, egy harmadik az alvállalkozókra stb. Ezeket más-más munkalapon, vagy munkafüzetben (file-ban) lehet elhelyezni.

A felhasználó általában nem egy képzett Excel szakértő, csak az alapvető képleteket ismeri, így korlátozott a megoldási képesség. Tekintse meg a Microsoft weboldalát, amelyen felsorolják az összes képletet! Ha megnézzük a SUM funkciót, látható, hogy ebből 9 létezik. Például nagyon hasznos SUMIF. amely azon cellák értékét adja össze, amelyek megfelelnek egy kritériumnak. Ide tartozik a dinamikus tartományok használata is, amely nagyon megkönnyíti pl. a képletekkel rendelkező tartományok  adatokkal való bővítését vagy csökkentését. Ilyenkor a tartomány automatikusan változik a képletekkel együtt.

A legtöbb felhasználó szintén nem ismeri Power Query beépített eszközt, amellyel lekérdezéseket hozhat létre, szerkeszthet és futtathat, adatokat importálhat különböző forrásokból, például weboldalakról, adatbázisokból, fájlokból stb. A Power Query segítségével tisztíthatja, szűrheti, összevonhatja, transzponálhatja és átalakíthatja az adatokat, mielőtt betöltené azokat a Excel munkalapra vagy az adatmodellbe. A Power Query előnye, hogy automatizálhatja az adatok frissítését, és elmentheti a lekérdezéseket újrafelhasználásra.

A felhasználótól nem várható el, hogy ismerje a Visual Basic VBA programnyelvet és programozást. A VBA egy programozási nyelv, amelyet a Excel és más Microsoft Office alkalmazások makróinak írására használhat. A VBA segítségével testre szabhatja a Excel működését, létrehozhat saját függvényeket, eljárásokat, felhasználói felületeket, adatmodelleket és alkalmazásokat. A VBA előnye, hogy nagyobb ellenőrzést és rugalmasságot biztosít az adatok kezelésében, és lehetővé teszi a bonyolultabb és kreatívabb feladatok elvégzését.

A VBA pl. az alábbi problémákra lehet megoldás.

A felhasználók általában a táblázatokba közvetlenül írják be az adatokat vagy javítják azokat.. Ennek több hátránya van: nehéz keresni egy nagyobb táblázatban, a táblázat nincs védve, így könnyen előfordul, hogy elrontunk egy helyes adatot. A VBA lehetőséget teremt arra, hogy adatbeviteli és karbantartó űrlapot készítve  végezzük el ezeket a műveleteket, miközben a táblázatunk védett állapotban marad. Az adatok bevitelekor formai és tartalmi ellenőrzések végezhetők. Az adatbevitel megkönnyítése érdekében az űrlapon legördülő listák is létrehozhatók. Az alábbi képen egy ilyen űrlapot láthatunk. (Megjegyzem, hogy az Excelnek van egy beépített adatbeviteli eszköze, azonban ez gyakran nem  elég.)