Kis- és középvállalatok
fejlődését segítem!










Likvidítás tervezés Projekt tervezés Gantt diagram SWOT analízis Pareto diagramPénzügyi tervezés KontrollingGondolati térkép

MENEDZSERWEBSHOP
Fodor Tamás vezetési tanácsadó
Tartalomhoz ugrás
Egy sokoldalú, hatékony Gantt diagram
Fodor Tamás vezetési tanácsadó
Közzététel szerző: itt excel sablon · 27 Október 2018
Tags: GanttdiagramExcelsablonprojektmenedzsment
A Gantt diagram egy nagyon hasznos és hatékony eszköz a projektek tervezésére és előrehahaladásuk ellenőrzése során. Sokszor késztettem ilyet.
Általában egy Excel táblázatot használtam erre. A vizszintes sorokat a feladat megnevezése, a feladat kezdete, a feladat vége és az idő egységeire, például hónapokra osztva, az utóbbi cellákban általában egy "X" betű begépelésével jeleztem, hogy az így jelölt időintervallumban a feladat végrehajtása tart még. Azt hiszem ilyet mindenki készített, aki projektek menedzselésével foglalkozott. Ennek a módszernek a legnagyobb hátrány, hogy a táblázat elkészítése időigényes és az "X" betűk begépelése odafigyelést és szintén időt vesz igénybe. Erre mutat példát az alábbi kép:

A másik megoldás az Excel program Gantt diagram sablonjának használata. A sablonból sajnos hiányoznak a felelősök és nem biztos, hogy minden lehetőséget ki akarunk használni (pl. a tényleges kezdést és időtartamot). A sablon az időintervallumokta 1-60-ig számozza. Ezt is át kell írni pl. 1-12 hónapokra. Az előbbi példa így néz ki az Excel program sablonjában.
Ezeken a nehézségeken próbáltam segíteni amikor pár évvel ezelőtt kifejlesztettem egy viszonylag egyszerű Gantt diagram készítő Excel sablont. Ennek lényege az volt, hogy a feladatok kezdési idejének, és időtartamának megadása után a sablon képletei kiszámolják a feladat határidejét és az időtengelyen megrajzolják a feladat időtartamát ábrázoló vonalat. A projektek végrehajtása során pedig %-os formában megadható a feladatok előrehaladása, amely érték alapján a sablon képletei ismét egy másik szinnel megrajzolják a fejlődést mutató csíkot a tervsáv alá. Ennek a sémának az időtengelye napi finomságú volt. Ebből következik, hogy egy több hetes, hónapos projekt áttekintése nehéz volt, mert sokat kellett görgetni a vízszintes tengelyen. Ettől függetlenül, sokan megvásárolták.
Az utóbbi hetekben továbbfejlesztettem a sablont. A fejlesztés kétirányú volt.
Az egyik, a tartalmi rész megoldotta a projekteknek legjobban megfelelő időtengely felbontást: a felhasználó választhat a napi, heti, dekád vagy havi felbontás között. A feladat hosszának kiszámításánál a képletek a hétvégeken kívül a munkaszüneti ünnepnapokat is figyeleme veszik. A napi ponosság a heti és dekád felbontásnál is úgy biztosított, hogy a csonka hetek és dekádok cellájában, az abban az időszakban a projekt feladatokra eső napok száma jelenik meg.
A másik fejlesztés a formaára helyezte a hangsúlyt. A jobb áttekintés kedvéért a napi, heti, dekád és havi felbontás különböző szinekkel követik egymást. Ezen kívül az aktuális napot, hetet, dekádot vagy évet függőleges sárga csík jelzi. A lejárt határidők piros színben jelennek meg.
Az Excel sablon specifikációja a következő:
  • a projekt feladatait, azok kezdő dátumát és időtartamát megadva a Gantt diagram automatikusan elkészül,
  • a tevékenységek közötti kapcsolatok nyilakkal jelölhetők,
  • az előrehaladás %-os bevitelével a Gannt diagram azt is megjeleníti,
  • a lejárt határidők piros szinnel jelennek meg,
  • tervezhető fázisok, alprojektek száma: 5,
    projektekhez tartozó feladatok száma: 30,
  • időhorizont: 3 év,
  • napi, dekád vagy havi nézet,
  • a havi nézet az országos pályázatoknál megkövetelt formában is tervezhető,
  • felesleges sorok és oszlopok egyszerűen törölhetők,
  • nyelv: magyar vagy angol.
Az alábbi ábra a heti felbontású sablont mutatja be:



Végül itt megnézhet egy videót a sablon működéséről.






Szavazat: 0.0/5
Vissza a tartalomhoz