Iránytű nélkül hajózunk?
Az egyik kisvállalatnál coacholtam az egyedi gyártással foglalkozó üzletág vezetőjét. Eközben belemélyedtünk az általuk használt ajánlat/rendelés nyilvántartásba és a kalkulációkba. Elmondta, hogy az ajánlati árat úgy számolják ki, hogy az anyag és alvállalkozói költséget elosztják 0,6-tal. (Mondhatjuk azt, hogy az anyag és alvállalkozói költségre számolva jó közelítéssel 40% "fedezettel" kalkulálnak.) Ebből az árból azután engednek, ha a vevő alkuszik.
Kérdéseim a következők voltak:
Hogy viszonyul a 40%-os fedezet az üzleti tervekhez?
Ellenőrzik-e a projekt megvalósulása során a tényleges fedezetet?
Ellenőrzik-e év közben, mondjuk havonta, az üzletág elért fedezetét?
Valamennyi kérdésemre a válasz tagadó volt.
Megdöbbentem és elmagyaráztam, hogy ez olyan, mintha az óceánon iránytű nélkül hajóznánk, vagy ha gépkocsival térkép vagy GPS nélkül szeretnénk valahová eljutni.
Korábban a kontrollertől megkaptam az üzletág első féléves adatait, amelyekből az derült ki, az anyag és alvállalkozói költség felett a ténylegesen elért fedezet 40% volt. Bemutattam ezt az üzletág vezetőnek, aki bizonyítva látván a kalkulációs módszer helyességét, boldognak látszott. Ekkor viszont megmutattam az elért nyereséget (fedezet mínusz üzletági és céges fel nem osztott költségek) ami negatív volt. Erre azt a választ kaptam, hogy a 40%-os fedezetből is mindig alkudnak, nem lehet jobb árat elérni, a piac diktál.
Mit lehet mégis tenni, hogy nyereségesen működjetek? - kérdeztem.
Szép felsorolást kaptam: beszállítói, alvállalkozói költségek csökkentése, konstrukciók költségkímélő tervezése és végül több megrendelés biztosítása.
Egyetértettem és elmagyaráztam, hogy az éves üzleti tervek azért kellenek, hogy meghatározzák a célt: bevétel, közvetlen költségek, fel nem osztott költségek és nyereség. A projektek megvalósulása során ellenőrizni kell az egyes projekteknél elért költségeket és fedezetet. Ebből tanulni lehet és kell: drága a konstrukció, drága a beszállító, drága az alvállalkozó. Ez azonban nem elég. Az üzletág bizonyos időpontig elért teljes költség és fedezet struktúráját is meg kell vizsgálni, mert lehet, hogy a jövőre vonatkozóan olyan döntéseket kell hozni, hogy még több megrendelést kell hozni, vagy a fedezetet kell emelni.
A havi kontrolling jelentés az iránytű, melynek adatai alapján módosítjuk az irányt, ha szükséges.
