Excel sablonjaim típusai

Az elmúlt napokban egy érdekes cikket olvastam a táblázatkezelők használatáról szóló kutatás eredményéről.

A 2018-ban alapított GRID cég csapata több tízezer táblázatot elemzett a táblázatkezelők használatáról. Arra a következtetésre jutottak, hogy a világ szinte minden táblázatát három dolog valamelyikére használják. Ezek

a kis adatbázisok,
a modellek,
az üzleti folyamatok.

Kiváncsi lettem, hogy az általam fejlesztett ás a Menedzserwebshopomban kínált Excel sablonok melyik csoportba vagy csoportokba tartoznak.

Az egyes kategóriákat az alábbiak jellemzik.

Kis adatbázisok

A felhasználók általában ilyen kis adatbázisok készítésével kezdik a táblázatkezelők használatát, amikor bármilyen adatot kell gyűjteni: ügyféllisták, leltár, tagjegyzék stb.

Ezek a fájlok általában nem tartalmaznak egyetlen képletet sem, és a tartalom szöveges is lehet. Ezek a fájlok általában kicsik (kevesebb, mint 1000 adatsor).

Négy fajtájuk van: két-, többdimenziós, hiararchikus és relációs adatbázis.

Kétdimenziós táblázat

Az adatokat sorokban és oszlopokban helyezik el. Az egyik dimenzió az 1. oszlop (pl. az ügyfelek nevei), a másik dimenzió az első oszlop egyes adataihoz tartozó, a táblázat ugyanazon sorában rögzített további adatok, jellemzők. (pl. cím, telefon. mail stb.).

Excel sablonjaim közül ide tartozik:

Professzionális 2 dimenziós kis-adatbázis
A sablon segítségével 4 egyszerű lépéssel készíthet beviteli űrlappal, legördülő listákkal működő, maximum 20 oszlopot tartalmazó professzionális 2 dimenziós adatbázist, nyilvántartást.

Humán erőfprrás (HEM) mensdzsment nyilvántartás
A Humán erőforrás menedzsment (HEM) egy az alkalmazottak és a munkaerő keresés (toborzás) adatainak naprakész nyilvántartását biztosító adatbázis, amellyel a felhasználó kapcsolatot (adatbevitel, módosítás, mentés) űrlapokon keresztül végzi

Többdimenziós táblázat

Többdimenziós a táblázat, ha az 1. dimenzióhoz több adatcsoport tartozik. Például a vevőnkénti eladások adatait évenként és havonként rögzítik. Az 1. dimenzió a vevők, a 2. dimenzió a havi eladások értéke és a 3. az év.

Ebbe a csoportba sorolható Excel sablonom:

Professzionális 3 dimenziós kis-adatbázis
A sablon segítségével 4 egyszerű lépéssel készíthet beviteli űrlappal, legördülő listákkal működő, maximum 20 oszlopot tartalmazó professzionális 3 dimenziós adatbázist, nyilvántartást.

Hierarchikus táblázat

A táblázat sorai különböző szintűek lehetnek. Az alacsonyabb, azonos szintűek egy magasabb szint kibontását, részletezését mutatják. Ezekben a táblázatokban már lehetnek képletek, pl. alacsonyabb szintek numerikus adatainak összege jelenik meg a magasabb szinten.

Excel sablonjaim közül ebbe a csoportba az alábbiak sorolhatók.

Eredménykimutatás
Az Eredménykimutatáson belül több hierarchiai szint található. Ilyen a pl. a bevétel és a közvetlen költség, amelyek vevőnként megadott részekből tevődnek össze, az üzletági közvetett költségek, az általános költségek, amelyek a szervezeti egységek általános költségeiből adódnak és az eredménykimutatás különböző eredménysorai, amelyek a bevételekből és költségekből kerülnek kiszámításra. E hierarchia lehetővé teszi, hogy a bevételeket és közvetlen költségeket (amelyek a bevétel bizonyos %-ában határozhatók meg) vevőnként vagy vevőcsoportonként tervezzük. A közvetett vagy általános költségek pedig üzletáganként és/vagy szervezeti egységenként határozhatók meg.
OEE KPI fa
OEE KPI fa Excel sablon egy FA DIAGRAM (A diagramrot részletesen mutatm be a Hét menedzsment- és tervezőeszköz c. könyvemben). A Fa diagram önmagában hierarchikus felépítésű, amely során egy téma részeinek, összetevőinek fa struktúrájú bemutatása. Erről a sablonról blog bejegyzésemben olvashat részletesen.

Relációs táblázatok

Az ilyen táblázatok bizonyos adatai egy másik táblázatból származnak. Ezek a táblázatok legalább a relációt kifejező képleteket tartalmazzák.
A legtöbb táblázatom ilyen, itt most nem sorolom fel ezeket, inkább abban a csoportban hivatkozom rájuk, melyek jobban jellemzőek ezekre.

Modellek

A második kategória, amihez táblázatokat készítettek a modellek. Ezek a fájlok általában sok számot és képletet tartalmaznak, a felhasználók valamit számolnak.

Ezen belül három alkategória található.

Előrejelzések

Valamilyen matematikai, gazdasági, pénzügyi modell és a táblázatkezelő képletei segítségével előrejelzésre szolgál. Gyakran grafikonos megjelenítést is tartalmaz. Jó példa példa erre a pénzügyi előrejelzés, amely feltételezéseken alapul.

A webshopom sablonjainak legnagyobb része ide tarozik.

Peojekt likviditás tervezés
Egy projekt várható bevételeiből és kiadásaiból számolt cash-flow.t mutatja be táblázatos és grafikus formában 24 hónapra előre. A vevői és szállítói futamidők (a vevői és szállíti számlák átlagos kifizetési ideje) változtatható. Ezen feltételekkel a likviditás jelentősen befolyásolható.
Cég likviditás tervezés
Ez egy olyan likviditás előrejelzést számító táblázat, amely a tárgyhó adataiból kiindulva a következő 4 hónap cash helyzetét mutatja. A kiinduló adatok tervezett bevételek és kiadások, a feltételek pedig a szállítói és vevői futamidők, valamint a vevői követelések és szállítói kötelezettségek ütemezése. Ezt a táblázatot havonta érdemes aktualizálni és az adatszolgáltató szervezeti egységeket bevonva a pénzügyi folyamatokat támogatja.
Prijekt idő-, költség-, likviditás tervezés
Az a munkafüzet nem csak a projekt likviditását számítja, hanem a projekt költségvatését is elkészíti és egy Gantt diagram segítségével a projekt feladatainak időbeni ütemezését is tervezi. Ez az időterv a likviditási terv számításának is alapja. Erről szóló blogbejegyzésem részletesen bemutatja a működést.
Befektetés, beruházás megtérülés számítás
Egy befektetés vagy beruházás során be- és kiáramló pénzekből számolt nettó cash-flow alapján számolt NPV (nettó jelenérték) és IRR (belső megtérülési ráta) alapján dönthetünk a beruházás megtérüléséről. Ebben a táblázatban is vátoztathatjuk a vevői és szállítói futamidőt és a diszkontráta értékát. További információkat olvashat a Megtérülés számítás egyszertűen c. bejegycésemben.
Pénzügyi terv (eredménykimutatás, mérleg, cash-flow)
Ez a munkafüzet egy komplett pénzügyi terv készítéséét teszi lehetővé, amely egy hierarchikus és relációs táblázatrendszer. Az eredménykimutatás árbevétele vevőnként vagy vevőcsoportonként tervezhető. A közvetlen költségek az árbevétel bizonyos hányadából adódnak. A mérleg fő számai a befektetett eszközök, a forgóeszküzük és kötelezettségek változásaiból adódnak. A cash-flow pedig a mérleg alapján készül. A Pénzügyi terv készítése 4+1 lépésben c. blogbejegyzésben írtam erről a sablonról.
Gantt diagram
Projekt feladatainak időbeli ütemezésére szolgáló munkafüzet, amelyben napi, heti, dekád és havi felbontásban jeleníthető meg az ütemezés. Részletesen írtam erről az Egy sokoldalú, hatékony Gantt diagram c. írásomban.

Elemzés

Általában kevés adatot számítanak ki nagy adathalmazból, amely lehet egy import valamilyen más rendszerből. Tipikus példa az átlagos vásárlói költés kiszámítása a kiskereskedelmi rendszerből exportált adatok alapján.

Táblázataim közül ebbe a csoportba a következők tartoznak.

CPM/PERT hálótervezés
Ebben az Excel sablonban PERT matematikai modell került alkalmazásra a hálótervek jellemzőinek kiszámításához és a diagram megrajzolásához. A részletes ismertetéshez látogass meg a blogbejegyzésemet.
KPI műszerfal pénzügyi beszámolókhoz
Ebben a sablonban egy előre elkészített műszerfelet kapcsoltam össze egy eredménykimutatással és mérleggel. A legfontosabb KII-k (kulcs-teljesítménymutatók) így grafikusan is megjelennek.

Számoló táblázatok

Ez a legváltozatosabb alkategória. Itt olyan táblázatokat találunk, ahol az emberek valamilyen számítást végeznek, de a bemeneti és kimeneti változók mennyisége közötti egyensúly jobb. A különböző kalkulátorok jó példák erre.

Webshopomban az alábbi kalkulátorok tölthetők le.

Befektetés megtérülés kalkulátor
Cash és számviteli szemléletben pár adatból, statikus módszerrel számolja a megtérülési időt.
Cégérték kalkulátor
Ez egy EBITDA alapú cégérték kalkulátor, amely a cégérték meghatározásához a nemzetküzi cégeladási adatokat használja.
Életciklus kalkulátor
Az életciklus költség-elemzés magában foglalja az összes, a berendezés tőkével és működtetésével kapcsolatos költségeit (tőke, karbantartás, fogyasztás, kezelés).
Pareto diagram
A 80/20 %-os elv alkalmazása a bemenő adatokra, amelynek eredménye egy Pareto diagram. A Pareto diagram alkalmazásáról az üzleti folyamatok fejlesztésében az Egyre jobban c. könyvemben írtam és mutattam be sok példát.
KPI műszer
Ez egy olyan sablon, amely bemenetet biztosít 3 fajta grafikus műszerhez (félkör, oszlop és lineáris). Bármilyen számítás kimenete kapcsolható a bemenetre és a kimenet jellemzőihez állítható a műszer skálája. Az Excellel készíthető műszerekről a KPI műszerek és műszerfalak c. blogomban írtam.

Üzleti folyamatokat támogató táblázatok

Ezek olyan üzleti folyamatok, amelyek részben vagy egészben táblázatokon futnak. Egy egyszerű példa lehet a munkahelyi ebédrendelés, ahol egy közös Excel táblázatban lehet bejelölni, hogy ki, mit szeretne rendelni. Magasabb szintű példa lehet az, hogy a szervezet minden részlegének ki kell töltenie egy táblázatsablont, és a hónap vége előtt el kell küldenie a HR-nek vagy a Pénzügynek, ahol összesítik azokat és riportot készítenek a következő beszámolási értekezletre. Van olyan táblázat, amely felhasználói felületként szolgál egy nagy informatikai vállalat számlázási folyamatához vagy olyan táblázat, amely hatékony CRM-rendszer.

Excel táblázataim közül több használható egye üzleti folyamatok támogatásához. Ezek a következők.

Projekt tervezés, ellenőrzés: projekt likviditás, Gantt diagram, Projekt idő-, költség és likviditás tervezés, CPM/PERT hálótervezés.

Cég pénzügyi tervezése: Cég likviditás terv, Pénzügyi terv

Hír forrásai:

GRID: https://medium.grid.is/the-3-types-of-spreadsheets-3d021356c002